アメリカの特許事務所「アメリカ特許.jp」のMEMORANDUM

これまで、給与計算では社会保険料や源泉徴収の計算に使用するテーブルをひとつずつ備えて対応していました。
今後は、年度、県、ごとに異なる複数のテーブルをデータベース内に備えて給与計算をします。
ユーザーは特に意識することはありません。
いつでも、どこの県でも、自動的に対応して給与計算します。

iPARC(IPBOOK)シリーズでは、マニュアルレスです。
IPBOOKは、入力画面のそれぞれに操作説明を書き込める機能を備えています。
IPBOOKは、３種類の欄を用意してあり、仮に、操作説明書、事務所ルール、ｔｉｐｓと分けています。
操作説明書は提供元が用意する操作説明ですが、事務所ルールやｔｉｐｓはユーザーが書き込むことを想定しています。このように、ユーザー自身も書き込むことができます。
今回、操作説明書を随時アップデートできるようにしました。
操作説明書は提供元が書き換えますから、ユーザーは書き込まないでください。上書きされて消えてしまいます。事務所ルールやｔｉｐｓは上書きしません。

IPBOOKでは、データベースに記録されているデータを使って印刷イメージを形成し、印刷します。
印刷のひな形のことを帳票と呼んでいます。帳票は自由にカスタマイズできます。
今回、カスタマイズされた帳票のデータを、個別に書き込んだり、読み込んだりできるようにしました。これによってIPBOOK開発元から提供される帳票を個別に追加していったり、他の人が作成した帳票を追加するということが簡単にできるようになりました。

IPBOOKでは、願番に基づいて、Ｊｐｌａｔｐａｔの公報ページを開くことができ、このデータを利用して、データベースのデータに誤りが無いかを確認できます。
この機能に基づいてメッセージを表示しますが、正しいデータは青、間違っているデータは赤で表示することにしてみました。
実際には、
１クリックで、Ｊｐｌａｔｐａｔの公報表示画面
１クリックで、公報の表示
＾Ａ，＾Ｃでコピー
１クリックで比較結果の表示
という作業だけで１つのレコードについて確認できます。

IPBOOKでは、願番に基づいて、Ｊｐｌａｔｐａｔの公報ページを開くことができます。その公報ページの書誌情報に基づいて期限管理などに必要な情報をデータベースに取り込むことができるようになりました。
過去の案件でも、正確なデータに基づいて期限管理を行うことができるようになります。

入力ミスに関して、出願プルーフ、出願の受領書、庁発送書類のプルーフに基づいてチェックできるようにしました。

データベースの運用で怖いのがデータの入力ミスです。一般的にはダブルチェックをしていると思います。IPBOOKでは、特許庁の書誌情報を利用して入力ミスを発見できるようにしています。この機能を利用すれば、特許庁の書誌情報と比較しますから、これ以上の安心はありません。
期限管理はデータベースの日付に基づいていますから、期限管理の基本となる日付情報の正確さが最も重要です。
この機能は、日付情報だけでなく、主要な番号情報についても比較確認します。

データベースを利用していると、クライアントのユーザーコードなどを入力する機会が多くなります。IPBOOKはこれまでもこのコード入力をできるだけ簡易にできるような工夫はしてきています。
今回、よく参照するクライアントの上位１０社を表示するようにしました。参照頻度は日々更新されるようにしているので、順位は日々変更する可能性はあります。
コード入力画面の最初に表示されているので、該当するものが表示されていれば、ワンタッチで入力できるます。

クラウドの利用は、玄関の扉が大通りに面しているようなものです。鍵となるパスワードとＩＤが漏洩したら、普通なら即座に侵入可能となります。
このため、IPBOOKでは、事務所内の重要なファイルをクラウドに保存しませんが、管理データだけはクラウドに保存します。
管理データだけなら漏洩したとしても新規性を喪失するということにはなりませんし、侵入者も管理データを見ても発明の内容は分かりません。
IPBOOKは、セキュリティは万全のつもりですが、それでもログイン履歴を見ることができるようにしました。自分以外のログイン履歴を発見したら、要注意ですから。管理者による対策もすべきですが、まずは自分のパスワードを変更することで、さらなるハッキングは防止できます。

IPBOOKは弁理士が、弁理士のために開発してきています。近年、弁理士とクライアントとの間でもめ事が発生することが多いと聞きます。懲戒処分もなされています。当方はこういった不幸な事実を防止することになんとか貢献できないかと常々思っております。

弁理士の業務のうち、期限管理は非常に大切です。それは皆さん痛感されており、そのために特許管理システムを導入したり、エクセルなどで自作の管理システムを作られています。

特許管理システムを導入されている方は、それぞれの便利さはともかくとして、期限管理はできていると思います。エクセルなどで管理されている方は、どうでしょうか。当方はそういった方の管理を危惧しています。そのため、そういった不安な状況を打破していただけるように特許管理システムを開発しました。

特許管理システムを導入する上での障壁は何でしょうか？コストと手間でしょう。

大規模な事務所であればコストは大きな問題ではないでしょうが、中小規模となると特許管理システムの費用は大きな負担になると思います。

当所が開発したシステムはできるだけリーズナブルにしているつもりです。ですが、それでも毎月１６５００円の出費は大きいと思われるところもあると思います。当所の特許管理システムが、特許管理に加えて特許事務所の各種の管理ができるようにしているのは、この経費を実質的にゼロにするためです。

確かに１６５００円の出費はあるにしても、それ以外の出費を抑えることができれば、実質的にゼロにできると考えました。技術スタッフの作業時間を減らし、事務スタッフの作業時間を減らすことができれば、実質的にゼロと言えないでしょうか。

現時点では、各種の工夫に加えて、勤怠管理や、立替経費処理、給与計算をシステムで行うことができています。給与計算は、難しい処理ではないですが、計算結果の見直しを含めて作業時間はかなりかかるものです。

ものは試しです。無料でトライアルができます。一度やってみませんか。エクセルよりも多数の項目を管理できますし、日々、プログラムの精査も行っていますので、安心です。安心を得て、作業時間を減らすことができますよ。