アメリカの特許事務所「アメリカ特許.jp」のMEMORANDUM

IPBOOKで立て続けに２つの機能アップを行いました。
これはクライアントへのデモのときに話題になった機能です。
希望があれば、これくらいの機能アップはすぐにできるというデモンストレーションの意味で開発しました。
今無い機能も、すぐに提供できるのがIPBOOKの優れたところです。

IPBOOKでは、拒絶理由通知などはＯＡとして入力し、管理できます。
引用文献の願番等を入力しておけば、１クリックでJplatpatへ飛んで公報を開くことができます。
どうですか？簡単ですよね。
例えば、リモートワークの日でも、すぐに公報を開けますね。

クライアントによってはしっかり特許管理できていないところも多々あります。

ある案件でクライアントと電話しているときに、「先生、もう一つの案件ってすぐにやることがありましたでしょうか？」と聞かれたときに、そのクライアントの案件で、こういったときのアドバイスができる情報表示ができると良いと思いませんか。

通常、「クライアント毎の依頼案件を一覧したい。」ということは、できます。普通に、「検索：編集／削除／印刷」のところで、出願人の名前を入れて検索すれば、リスト表示されます。リスト表示されたものを一件ずつ開けば、管理しているデータは全て見ることができます。

ですが、このリスト表示からは、国内優先の期限とか、審査請求の有無といったことは分かりません。

IPBOOKでは、こんなときのアドバイスも簡単です。

ある案件（案件１）を開いているとして、別の案件（案件２）について上のような質問をされたとします。IPBOOKでは、最初に案件１を開いているとします。

こういったときに、「関連検索１」を押していただくと、開いている案件１の出願人と同一の出願人を含む案件をリスト表示します。このとき、表示される内容は、以下のようにしてみました。

象印カップ株式会社
——————————————————————————-
当所REF:H20200————–:　　　　:顧客REF:J001
発明名称:カップホルダー2
出 願 日:2020/01/01———-:　　　　:基 礎 日:2020/01/01———-:　　　　:出願番号:特願2019-000001—
公 開 日:——————–:　　　　:公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:　　　　:登録番号:
内容メモ:持ち手がハート型
{案件表示}
——————————————————————————-
当所REF:H20201————–:　　　　:顧客REF:J002
発明名称:カップホルダー3
出 願 日:2020/01/01———-:　　　　:基 礎 日:2020/01/01———-:　　　　:出願番号:特願2019-000002—
公 開 日:——————–:　　　　:公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:　　　　:登録番号:
内容メモ:持ち手を変えられる
{案件表示}

出願日、審査請求日、公開の有無、内容の簡単なメモなどです。これによっていくつかのアドバイスが可能かと思います。なお、{案件表示}というのは、ここをクリックするとその案件を開くことができます。その案件を開いた後で、再度、「関連検索１」を押せば、リスト表示をするので、行ったり来たりもできます。

このようなことをすぐに実現できるというのが、IPBOOKの良いところです。柔軟性・拡張性が優れています。

特許事務として、真っ先に特許管理ソフトに期待するのが期限管理だと考えています。
私は、開業当時、自分で特許管理ソフトを作成しました。ＰＣ９８０１で、桐というソフトを使っていました。桐というのは今のアクセスやファイルメーカーのようなソフトです。データベースを内蔵していて、自由に入力や編集画面を設計できました。小規模リレーショナルデータベースの先駆けでした。今でもその延長の特許管理ソフトは売られています。
しかし、大きな法改正も多い時代でしたし、自分が特許管理ソフトを使用して期限管理を間違えたら大変なことになるという危惧がありました。そんなときに、本格的な外部データベースを使用する特許管理ソフトが発売されたので、高価でしたが購入しました。なにしろオンライン出願端末が４００万円していた時代ですから、特許管理ソフトが２５０万円するというのも仕方ないと思っていました。
それでも、ヒューマンエラー、ＰＣのバグは怖いですから、未だに帳面との二重管理はやっています。

ところで、期限管理は、事務所毎に考え方がかなり違うと思っています。私は人間が計算した上で、ＰＣがチェックしてくれるという方が良いと思います。ですが、それは一つの考え方に過ぎません。間違いがあったとしても上書きせずに警告だけにするのか、そのまま上書きした方が良いのか。。など。いろいろです。

IPBOOKは、期限管理に対する各事務所さんの個性に対応できるようにオプションを充実させました。きっと貴事務所の今までのやり方を継続できると思います。

特許管理ソフトとしては、いくつか他にも候補があります。それらとの差が分からないという質問をされました。

技術者的には、開発された環境に大きな違いがあるということをまず理解して欲しいと思います。その結果、自動車にたとえるなら、軽自動車と、大型ＳＵＶとの差があります。ここで言いたいのは、大型ＳＵＶは全てにおいて軽自動車に勝るといっているわけではありません。

ＩＰＢＯＯＫは、本格的なデータベースを利用し、本格的なシステム言語で作り上げ、さらに補助的にＪａｖａｓｃｒｉｐｔなど、いくつかのプログラム言語を使って作り上げています。こういう多言語で作り上げるのはハードルも高いのですが、完成したものは、安定し、速度にも優れ、バグがあったときの対処も容易で、システムの拡張性に優れています。ＩＰＢＯＯＫのデータベースは絶対に壊れません。

他のソフトはなかなかこういう環境では作られていません。他のソフトの悪いところを書き連ねるのは気分が良くないので、これだけにしておきます。

ＩＰＢＯＯＫは、拡張性に優れています。完成したら関係ないと思われるかもしれませんが、ＩＰＢＯＯＫが目指しているのは特許事務所のデファクトスタンダードです。特許管理だけで終わらず、特許事務所の運営・経営に必要な機能を加えていきます。わかりやすい例が給与計算です。他にも経理関係も手がけていきます。

なぜかといえば、特許事務所は整理番号でいろいろなことが結びつけられているので、特許管理システムから拡張していくのが好都合だからです。いくらでも柔軟に拡張できていけます。

単なる特許管理システムで終わることのないのが、ＩＰＢＯＯＫシリーズの特徴です。拡張していっても使用料は変わりません。通常の値上げはしていくことになるでしょうが、特許管理以外の部分を利用する別料金というものは発生していきません。

買い切りのソフトと比較され、毎月の使用量が発生する点に躊躇されることもあるかもしれませんが、ＩＰＢＯＯＫは確実に効率を向上させて使用量分の仕事をします。仕事の効率というのは難しい意味ではありません。今まで必ず行っていたいくつかの雑用的な仕事がたくさん無くなります。目に見える便利さをこれからも提供していきます。

先日も書いたことなのです。
たくさんの入力データがあるとして、このデータが正しいかどうかは、特許庁のデータによって確かめたいと思いませんか？IPBOOKなら、たった５秒もあれば特許庁のデータと対照して確認できるんです。

データを確かめたいと思うのは、入力したときもそうですし、その後の管理状態のときもそうです。むろん、データが自然に書き換わることはありません。ですが、怖いのはヒューマンエラーです。

コンピュータは複数のウィンドウを開けますので、他のウィンドウの操作をしているときにマウスカーソルの先が特許管理ソフトの上に移動してしまい、キーボードで操作した対象が特許管理ソフトに入力されてしまうことも起きます。

普通はすぐに気がつきますが、気がつかなかったということもありえますし、直した操作で間違えるということもあるんです。

そういったことや、ちょっと不安なときに、５秒でデータチェックできれば安心ではないですか？

IPBOOKは、ワークフローの機能を備えています。このワークフローは、稟議のことではなく、プロセス管理のことです。
このプロセス管理では、上司による承認、差戻の判断が可能です。
上司による承認等の操作が行われたときに、その時点での承認内容を記録し、後日、その内容を検索して表示することができます。

セキュリティが万全であること

さすがに個人のパスワードが漏洩してしまったら万事休すでしょうか？
－＞ＩＰＢＯＯＫなら対策済みです。

ユーザーは、とかくパスワードを変更したがらないものです。特に、大文字小文字、数字、記号を組み合わせてせっかく覚えることができたのに、それを頻繁に変えろとか言われて、そのとおりにするわけがありません。システム上、それを強制したら、メモをすることになります。メモを盗まれたり、メモを記憶するアプリのパスワードを盗まれて、万事休すとなります。

なので、現実的にはユーザーにパスワードを頻繁に変更するのを求めるのをやめ、個人のパスワードに加え、システム全体としてのパスワードを設定することにしています。システム全体のパスワードは分かりやすく覚えやすいものを設定し、メモすることなく暗誦できるものを設定します。このシステムのパスワードを定期的に変更してください。そうすれば個人のパスワードを盗まれてもログインできません。

その上、ログインの履歴も表示できますから、自分以外のログイン履歴があればすぐに分かります。

なお、ログインエラーをシステム管理者に知らせることも可能です

IPBOOKでは、データベースの内容を型に埋め込んで印刷を行うことができます。差し込み印刷のようなものです。その型のことを帳票と呼んでいます。帳票は、自由にデザインすることができます。
これまで、帳票は、ユーザーがご自身の事務所の様式に合わせて作成することを想定しており、ごく少数の帳票だけを添付しておりました。
今回、日常業務で利用できるように帳票をセットにして提供することにしました。国内出願、外国出願、国際特許出願、欧州特許出願、米国特許出願用に、すぐに利用できる帳票を約１１０個作成しておきました。
これでどなたでもすぐにクライアントに書状を簡単に送ることができます。非常に便利ですが、唯一のデメリットは、たくさんありすぎることかもしれません（冗談）。
※当初、ユーザーがプログラムすることなく、印刷物をカスタマイズできるようにするのは、絶対に無理と言われたんですよ。すごく苦労しました。

給与計算の仕組みは２つのテーブルを使用するシンプルなものですが、より分かりやすくなるようにいくかの表示を変更しました。これにより、間違えることなく計算を行えます。