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IPBOOKの期限管理について

特許事務として、真っ先に特許管理ソフトに期待するのが期限管理だと考えています。
私は、開業当時、自分で特許管理ソフトを作成しました。PC9801で、桐というソフトを使っていました。桐というのは今のアクセスやファイルメーカーのようなソフトです。データベースを内蔵していて、自由に入力や編集画面を設計できました。小規模リレーショナルデータベースの先駆けでした。今でもその延長の特許管理ソフトは売られています。
しかし、大きな法改正も多い時代でしたし、自分が特許管理ソフトを使用して期限管理を間違えたら大変なことになるという危惧がありました。そんなときに、本格的な外部データベースを使用する特許管理ソフトが発売されたので、高価でしたが購入しました。なにしろオンライン出願端末が400万円していた時代ですから、特許管理ソフトが250万円するというのも仕方ないと思っていました。
それでも、ヒューマンエラー、PCのバグは怖いですから、未だに帳面との二重管理はやっています。

ところで、期限管理は、事務所毎に考え方がかなり違うと思っています。私は人間が計算した上で、PCがチェックしてくれるという方が良いと思います。ですが、それは一つの考え方に過ぎません。間違いがあったとしても上書きせずに警告だけにするのか、そのまま上書きした方が良いのか。。など。いろいろです。

IPBOOKは、期限管理に対する各事務所さんの個性に対応できるようにオプションを充実させました。きっと貴事務所の今までのやり方を継続できると思います。

他のソフトとの比較を聞かれました。

特許管理ソフトとしては、いくつか他にも候補があります。それらとの差が分からないという質問をされました。

技術者的には、開発された環境に大きな違いがあるということをまず理解して欲しいと思います。その結果、自動車にたとえるなら、軽自動車と、大型SUVとの差があります。ここで言いたいのは、大型SUVは全てにおいて軽自動車に勝るといっているわけではありません。

IPBOOKは、本格的なデータベースを利用し、本格的なシステム言語で作り上げ、さらに補助的にJavascriptなど、いくつかのプログラム言語を使って作り上げています。こういう多言語で作り上げるのはハードルも高いのですが、完成したものは、安定し、速度にも優れ、バグがあったときの対処も容易で、システムの拡張性に優れています。IPBOOKのデータベースは絶対に壊れません。

他のソフトはなかなかこういう環境では作られていません。他のソフトの悪いところを書き連ねるのは気分が良くないので、これだけにしておきます。

IPBOOKは、拡張性に優れています。完成したら関係ないと思われるかもしれませんが、IPBOOKが目指しているのは特許事務所のデファクトスタンダードです。特許管理だけで終わらず、特許事務所の運営・経営に必要な機能を加えていきます。わかりやすい例が給与計算です。他にも経理関係も手がけていきます。

なぜかといえば、特許事務所は整理番号でいろいろなことが結びつけられているので、特許管理システムから拡張していくのが好都合だからです。いくらでも柔軟に拡張できていけます。

単なる特許管理システムで終わることのないのが、IPBOOKシリーズの特徴です。拡張していっても使用料は変わりません。通常の値上げはしていくことになるでしょうが、特許管理以外の部分を利用する別料金というものは発生していきません。

買い切りのソフトと比較され、毎月の使用量が発生する点に躊躇されることもあるかもしれませんが、IPBOOKは確実に効率を向上させて使用量分の仕事をします。仕事の効率というのは難しい意味ではありません。今まで必ず行っていたいくつかの雑用的な仕事がたくさん無くなります。目に見える便利さをこれからも提供していきます。

5秒で特許庁データと同期します。

先日も書いたことなのです。
たくさんの入力データがあるとして、このデータが正しいかどうかは、特許庁のデータによって確かめたいと思いませんか?IPBOOKなら、たった5秒もあれば特許庁のデータと対照して確認できるんです。

データを確かめたいと思うのは、入力したときもそうですし、その後の管理状態のときもそうです。むろん、データが自然に書き換わることはありません。ですが、怖いのはヒューマンエラーです。

コンピュータは複数のウィンドウを開けますので、他のウィンドウの操作をしているときにマウスカーソルの先が特許管理ソフトの上に移動してしまい、キーボードで操作した対象が特許管理ソフトに入力されてしまうことも起きます。

普通はすぐに気がつきますが、気がつかなかったということもありえますし、直した操作で間違えるということもあるんです。

そういったことや、ちょっと不安なときに、5秒でデータチェックできれば安心ではないですか?

iPARC(IPBOOK)シリーズの電子承認機能をアップグレードしました。

IPBOOKは、ワークフローの機能を備えています。このワークフローは、稟議のことではなく、プロセス管理のことです。
このプロセス管理では、上司による承認、差戻の判断が可能です。
上司による承認等の操作が行われたときに、その時点での承認内容を記録し、後日、その内容を検索して表示することができます。

IPBOOKのポイント説明(その1)

セキュリティが万全であること

さすがに個人のパスワードが漏洩してしまったら万事休すでしょうか?
->IPBOOKなら対策済みです。

ユーザーは、とかくパスワードを変更したがらないものです。特に、大文字小文字、数字、記号を組み合わせてせっかく覚えることができたのに、それを頻繁に変えろとか言われて、そのとおりにするわけがありません。システム上、それを強制したら、メモをすることになります。メモを盗まれたり、メモを記憶するアプリのパスワードを盗まれて、万事休すとなります。

なので、現実的にはユーザーにパスワードを頻繁に変更するのを求めるのをやめ、個人のパスワードに加え、システム全体としてのパスワードを設定することにしています。システム全体のパスワードは分かりやすく覚えやすいものを設定し、メモすることなく暗誦できるものを設定します。このシステムのパスワードを定期的に変更してください。そうすれば個人のパスワードを盗まれてもログインできません。

その上、ログインの履歴も表示できますから、自分以外のログイン履歴があればすぐに分かります。

なお、ログインエラーをシステム管理者に知らせることも可能です