アメリカの特許事務所「アメリカ特許.jp」のMEMORANDUM

技術担当者は、引用文献から公報閲覧することができると大変便利なので、事務作業量を軽減するIPBOOKは、自動化を進めました。

次に、引用文献の閲覧を、米国の場合にも対応できるようにしてみました。
USクリップボード抽出というボタンを作り、まずは、米国のオフィスアクションから引用文献を抽出して取り込むことができます。
次に、各引用文件の横に用意されているgo2us引用文献nボタンをクリックすると、米国特許庁のデータベースを開いてその引用文献が表示されます。

たくさんの機能をアピールする前に、特許事務所が必要としている機能を知っているのは誰でしょうか？それは特許事務所の人間であり、特許事務所の所長ではないでしょうか。
IPBOOKの開発者は、特許事務所の所長です。今後は、Ｊ＆Ｔシステムが販売やサポートを行いますし、開発メンバーも増えていきますが、必要な機能を知っている人間が開発していますし、今後も開発に加わっていくので、てんこ盛りの機能よりも必要な機能をより使いやすくしていきます。

例えば、世界の１００カ国の年金制度をサポートするソフトは、うちの特許事務所では要りません。外国の制度は、外国の代理人を使います。私たちは知財のエキスパートですが、日本のエキスパートです。うちは米国の代理人でもありますが、所詮、日米だけです。どういうやり方をするのがクライアントにとって一番良いのか考えたとき、外国は基礎的な知識は踏まえた上で現地の代理人に任せます。逆に、ソフトの指示に従って、そのとおりに年金管理して安心できますか？私の特許事務所ではしません。こういう目線というのはソフト開発会社には無理だと思っています。

IPBOOKの特許管理機能は、現在事務所運営をしている当所にとってでも、必要以上の機能を持っています。これは以前使用していたソフトの機能は全て賄った上で、より使い勝手を良くするということをスタートポイントとしているためです。

一方で、事務所毎に必要な機能は少しずつ違うので、柔軟に対応して差し上げるのが良いのかと思います。先日も、１週間の間に２つの機能追加を行うことで柔軟性の高さのデモンストレーションを行ないました。柔軟性がある方が、私の特許事務所にとっては、価値が高いと考えます。

IPBOOKは、特許管理の機能だけでは無く、事務所のあらゆる事務作業を軽減させるように発展してきています。そして、「必要な機能は作る」というソフトです。

IPBOOKの開発、販売及びサポートに、株式会社Ｊ＆Ｔシステムズ（名古屋市中区）が加わることになりました。今後もIPBOOKの開発者は継続的に参加していきますが、運営及びサポート面では株式会社Ｊ＆Ｔシステムズの開発スタッフなども加わります。

株式会社Ｊ＆Ｔシステムズは、名古屋に本社を持ち、創業２５年を迎えたＩＴ会社です。東京支社も既に２０年を超えています。縁あってIPBOOKを将来にわたって全面的にサポートしていっていただくことになりました。

IPBOOKで立て続けに２つの機能アップを行いました。
これはクライアントへのデモのときに話題になった機能です。
希望があれば、これくらいの機能アップはすぐにできるというデモンストレーションの意味で開発しました。
今無い機能も、すぐに提供できるのがIPBOOKの優れたところです。

IPBOOKでは、拒絶理由通知などはＯＡとして入力し、管理できます。
引用文献の願番等を入力しておけば、１クリックでJplatpatへ飛んで公報を開くことができます。
どうですか？簡単ですよね。
例えば、リモートワークの日でも、すぐに公報を開けますね。

クライアントによってはしっかり特許管理できていないところも多々あります。

ある案件でクライアントと電話しているときに、「先生、もう一つの案件ってすぐにやることがありましたでしょうか？」と聞かれたときに、そのクライアントの案件で、こういったときのアドバイスができる情報表示ができると良いと思いませんか。

通常、「クライアント毎の依頼案件を一覧したい。」ということは、できます。普通に、「検索：編集／削除／印刷」のところで、出願人の名前を入れて検索すれば、リスト表示されます。リスト表示されたものを一件ずつ開けば、管理しているデータは全て見ることができます。

ですが、このリスト表示からは、国内優先の期限とか、審査請求の有無といったことは分かりません。

IPBOOKでは、こんなときのアドバイスも簡単です。

ある案件（案件１）を開いているとして、別の案件（案件２）について上のような質問をされたとします。IPBOOKでは、最初に案件１を開いているとします。

こういったときに、「関連検索１」を押していただくと、開いている案件１の出願人と同一の出願人を含む案件をリスト表示します。このとき、表示される内容は、以下のようにしてみました。

象印カップ株式会社
——————————————————————————-
当所REF:H20200————–:　　　　:顧客REF:J001
発明名称:カップホルダー2
出 願 日:2020/01/01———-:　　　　:基 礎 日:2020/01/01———-:　　　　:出願番号:特願2019-000001—
公 開 日:——————–:　　　　:公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:　　　　:登録番号:
内容メモ:持ち手がハート型
{案件表示}
——————————————————————————-
当所REF:H20201————–:　　　　:顧客REF:J002
発明名称:カップホルダー3
出 願 日:2020/01/01———-:　　　　:基 礎 日:2020/01/01———-:　　　　:出願番号:特願2019-000002—
公 開 日:——————–:　　　　:公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:　　　　:登録番号:
内容メモ:持ち手を変えられる
{案件表示}

出願日、審査請求日、公開の有無、内容の簡単なメモなどです。これによっていくつかのアドバイスが可能かと思います。なお、{案件表示}というのは、ここをクリックするとその案件を開くことができます。その案件を開いた後で、再度、「関連検索１」を押せば、リスト表示をするので、行ったり来たりもできます。

このようなことをすぐに実現できるというのが、IPBOOKの良いところです。柔軟性・拡張性が優れています。

特許事務として、真っ先に特許管理ソフトに期待するのが期限管理だと考えています。
私は、開業当時、自分で特許管理ソフトを作成しました。ＰＣ９８０１で、桐というソフトを使っていました。桐というのは今のアクセスやファイルメーカーのようなソフトです。データベースを内蔵していて、自由に入力や編集画面を設計できました。小規模リレーショナルデータベースの先駆けでした。今でもその延長の特許管理ソフトは売られています。
しかし、大きな法改正も多い時代でしたし、自分が特許管理ソフトを使用して期限管理を間違えたら大変なことになるという危惧がありました。そんなときに、本格的な外部データベースを使用する特許管理ソフトが発売されたので、高価でしたが購入しました。なにしろオンライン出願端末が４００万円していた時代ですから、特許管理ソフトが２５０万円するというのも仕方ないと思っていました。
それでも、ヒューマンエラー、ＰＣのバグは怖いですから、未だに帳面との二重管理はやっています。

ところで、期限管理は、事務所毎に考え方がかなり違うと思っています。私は人間が計算した上で、ＰＣがチェックしてくれるという方が良いと思います。ですが、それは一つの考え方に過ぎません。間違いがあったとしても上書きせずに警告だけにするのか、そのまま上書きした方が良いのか。。など。いろいろです。

IPBOOKは、期限管理に対する各事務所さんの個性に対応できるようにオプションを充実させました。きっと貴事務所の今までのやり方を継続できると思います。

特許管理ソフトとしては、いくつか他にも候補があります。それらとの差が分からないという質問をされました。

技術者的には、開発された環境に大きな違いがあるということをまず理解して欲しいと思います。その結果、自動車にたとえるなら、軽自動車と、大型ＳＵＶとの差があります。ここで言いたいのは、大型ＳＵＶは全てにおいて軽自動車に勝るといっているわけではありません。

ＩＰＢＯＯＫは、本格的なデータベースを利用し、本格的なシステム言語で作り上げ、さらに補助的にＪａｖａｓｃｒｉｐｔなど、いくつかのプログラム言語を使って作り上げています。こういう多言語で作り上げるのはハードルも高いのですが、完成したものは、安定し、速度にも優れ、バグがあったときの対処も容易で、システムの拡張性に優れています。ＩＰＢＯＯＫのデータベースは絶対に壊れません。

他のソフトはなかなかこういう環境では作られていません。他のソフトの悪いところを書き連ねるのは気分が良くないので、これだけにしておきます。

ＩＰＢＯＯＫは、拡張性に優れています。完成したら関係ないと思われるかもしれませんが、ＩＰＢＯＯＫが目指しているのは特許事務所のデファクトスタンダードです。特許管理だけで終わらず、特許事務所の運営・経営に必要な機能を加えていきます。わかりやすい例が給与計算です。他にも経理関係も手がけていきます。

なぜかといえば、特許事務所は整理番号でいろいろなことが結びつけられているので、特許管理システムから拡張していくのが好都合だからです。いくらでも柔軟に拡張できていけます。

単なる特許管理システムで終わることのないのが、ＩＰＢＯＯＫシリーズの特徴です。拡張していっても使用料は変わりません。通常の値上げはしていくことになるでしょうが、特許管理以外の部分を利用する別料金というものは発生していきません。

買い切りのソフトと比較され、毎月の使用量が発生する点に躊躇されることもあるかもしれませんが、ＩＰＢＯＯＫは確実に効率を向上させて使用量分の仕事をします。仕事の効率というのは難しい意味ではありません。今まで必ず行っていたいくつかの雑用的な仕事がたくさん無くなります。目に見える便利さをこれからも提供していきます。

先日も書いたことなのです。
たくさんの入力データがあるとして、このデータが正しいかどうかは、特許庁のデータによって確かめたいと思いませんか？IPBOOKなら、たった５秒もあれば特許庁のデータと対照して確認できるんです。

データを確かめたいと思うのは、入力したときもそうですし、その後の管理状態のときもそうです。むろん、データが自然に書き換わることはありません。ですが、怖いのはヒューマンエラーです。

コンピュータは複数のウィンドウを開けますので、他のウィンドウの操作をしているときにマウスカーソルの先が特許管理ソフトの上に移動してしまい、キーボードで操作した対象が特許管理ソフトに入力されてしまうことも起きます。

普通はすぐに気がつきますが、気がつかなかったということもありえますし、直した操作で間違えるということもあるんです。

そういったことや、ちょっと不安なときに、５秒でデータチェックできれば安心ではないですか？

IPBOOKは、ワークフローの機能を備えています。このワークフローは、稟議のことではなく、プロセス管理のことです。
このプロセス管理では、上司による承認、差戻の判断が可能です。
上司による承認等の操作が行われたときに、その時点での承認内容を記録し、後日、その内容を検索して表示することができます。