アメリカの特許事務所「アメリカ特許.jp」のMEMORANDUM

国内の出願人の場合、請求書の宛先は、いずれかの出願人から選択すると思います。
一方、外内の出願の場合は、請求書の宛先は、概ね現地代理人です。
これまでは請求書を作成するとき、一旦は、出願人で作成しておき、最後に、
出願人から現地代理人に宛先を変更する作業が必要でした。
これを、請求書を作成するときに、宛先として現地代理人も指定できるようにしました。

特許管理を行う上で、各包袋毎に、期限管理の対象とするか否かを判断する必要があります。全てを期限管理の対象とすると、例えば、途中で放棄した案件がいつまでも、年金支払の対象として表示されてしまいます。

このためIPBOOKなどでは、最終処分という項目を作ってあり、ここに「放置」、「放棄」、「審査請求未請求」などを設定すると、以後は期限管理の対象から外すということをしています。

一方で、最終処分がされているにもかかわらず、何らかの理由で期限管理の対象となっていると思い込んでいる可能性もあります。

今回、最終処分がされている包袋については、画面の上段に、「==期限管理対象外==」と警告を表示するようにしました。

これでうっかりを防止できると思います。

なお、最終処分がされていても、期限管理の対象としたいのであれば、最終処分の内容を削除すれば、期限管理の対象とすることができます。通常、何もする必要がなくなったものについて、最終処分を入力するわけですから、何かする必要が生じたら、最終処分の内容を削除するということです。

期限管理は、各種の期限をリストアップする機能です。
例えば、審査請求期限が間近なものであるとか、中間処理の期限が身近なものを通知するため、
期限管理の処理を用意してあります。

これまでは、画面上に表示したり、印刷することを前提としていました。
最近は、この機能をアップグレードしており、毎晩、メールで通知することができるようにしました。
さらに、通知先を複数個指定できるようにしました。

この結果、例えば、全所員に対してメールで期限管理の結果を通知できます。
通知を受けた所員は、メールを見ますが、事務スタッフであれば、全ての期限管理結果に
関心を配ると思います。
一方、技術スタッフであれば、通知の中に技術担当が表示されていますから、
自分の担当の期限ものだけに気を配るということができます。

また、リストをクリックすれば、IPBOOKでその案件が表示されますから、詳細の確認も
容易にできます。

このように、IPBOOKは、事務スタッフだけが使用するものではなく、全所員が利用でき、
全所員の事務作業量を低減させることができます。

利用していただいている特許事務所様からのリクエストに対応して開発しました。
開発側としては、期限管理は、毎日実行して確認して欲しいと思っていますが、
メールで送ってくれる機能が欲しいとのリクエストが複数の事務所から要望されました。

このため、期限管理のプログラムをｘサーバーで自動実行し、その結果をメールで送信することにしました。
ＩＰＢＯＯＫは、期限管理はもちろんですが、メールの送受信が可能なので、
開発自体は大したことないのですが、操作面で工夫しました。
ＩＰＢＯＯＫでは、期限管理や期限計算で、いくつかのオプションを指定できるように
しています。自動実行のときのオプションをどのようにするかを考え、
オプションを自由に選択でき、選択結果を保存し、実行時に読み込むというようにしています。

実行結果をメールで送るとともに、実行の可否をメールで送りますので、安心です。

利用していただいている事務所様からのリクエストにより、機能を追加しています。

今回ご紹介するのは、関連検索と、検索機能のバージョンアップです。
関連検索というのは、ある案件を見ているときに、出願人が共通する他の案件を一覧表示する機能です。
これは、明細書担当者が、新たに案件を担当したときに、関連する案件を探しやすくするために作成しました。同じ出願人の先行案件を一覧表示できると、参考にできる案件を探しやすくなります。このために、IPBOOKでは、要約とは別に内容のメモを残せます。各担当者は、自分が見つけやすいような内容のメモを残すことで、あとあと、参考にして検索できるようになります。

この関連案件の表示内容は各種の番号でした。しかし、一覧表示しているので、各案件に未処理の中間処理があれば、併せて表示するようにしました。また、直近の年金支払日も表示するようにしました。これらの表示は、明細書担当者が必要とすると言うよりも、管理者の方が気になる案件を見つけやすくするための機能と言えます。

また、このように関連案件の機能を追加した上で、検索：編集／削除／印刷でも、同様の一覧表示を行えるようにしました。本来、検索：編集／削除／印刷は、編集対象とする包袋を見つけるための検索を意図しており、画面表示の制限からリスト表示するときに各包袋について一行で表示していました。

今回、一覧表示するという目的のために、関連案件での表示のように、各包袋について複数行で表示し、情報量を増やしています。

未処理の中間案件は、期限管理の対象として見つけやすいですし、直近の年金支払日は、年金管理等で活用できます。