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ビデオ(操作説明)完成のお知らせ:導入のハードルを下げます

新しいシステムを導入し、それを全所員、全社員が使用するとなると、操作方法の習得のための作業時間も大きなコストになります。
教える側も、教えられる側も時間がかかりますし、一人ひとりの能力や感じ方の違いで疑問点も異なります。

この課題を解決することで、導入のハードルを下げられると思いませんか?
IPBOOKでは、特許事務所の所長の視点で、このハードルを下げる必要性を重視してきました。もともとマニュアルレスの構想もそこからきています。

今回は、IPBOOKの操作説明を動画にすることで、教える側の負担はほぼ無くなり、教えられる側は自分の好きなタイミングで、好きなだけ繰り返し見ることができるようになり、全所員の負担の総量を下げることができます。

今回は、特許管理の部分と、請求書発行の部分の操作説明の動画ができあがりました。
ほぼすべての動画は5分未満にしています。リモートワークでも簡単に見れますよ。

現在、IPBOOK担当者の動画説明を作成中です。給与管理の動画も追って作成します。

IPBOOKシリーズの社保の保険料率テーブルを更新しました。

IPBOOKシリーズは、給料計算を行うことができます。
社会保険の保険料率は毎年変わります。
保険料率表が届くのを待っていて、改定が遅れていました。
手違いがあったようで、本日、届きましたので、改定しました。

IPBOOKシリーズの操作説明動画を作成中です。

IPOOKシリーズは、検索して案件(包袋)を表示させ、修正したい部分を編集して、更新させるというシンプルなものなのです。30分も説明を受ければ、誰でも操作できます。
あとは個別に質問していただければ、マンツーマンで対応しています。
ですが、操作説明が動画で用意されていれば、より便利でしょうから、操作説明動画を作ることにしました。

まだ、途中ですが、早急に完成させます。
動画は撮り終えたので、これからテロップを入れていくところです。

IPBOOKの今日のアップデート:米国特許引用文献の閲覧可能に!

技術担当者は、引用文献から公報閲覧することができると大変便利なので、事務作業量を軽減するIPBOOKは、自動化を進めました。

次に、引用文献の閲覧を、米国の場合にも対応できるようにしてみました。
USクリップボード抽出というボタンを作り、まずは、米国のオフィスアクションから引用文献を抽出して取り込むことができます。
次に、各引用文件の横に用意されているgo2us引用文献nボタンをクリックすると、米国特許庁のデータベースを開いてその引用文献が表示されます。

IPBOOKの機能って多いのか、少ないのか?

たくさんの機能をアピールする前に、特許事務所が必要としている機能を知っているのは誰でしょうか?それは特許事務所の人間であり、特許事務所の所長ではないでしょうか。
IPBOOKの開発者は、特許事務所の所長です。今後は、J&Tシステムが販売やサポートを行いますし、開発メンバーも増えていきますが、必要な機能を知っている人間が開発していますし、今後も開発に加わっていくので、てんこ盛りの機能よりも必要な機能をより使いやすくしていきます。

例えば、世界の100カ国の年金制度をサポートするソフトは、うちの特許事務所では要りません。外国の制度は、外国の代理人を使います。私たちは知財のエキスパートですが、日本のエキスパートです。うちは米国の代理人でもありますが、所詮、日米だけです。どういうやり方をするのがクライアントにとって一番良いのか考えたとき、外国は基礎的な知識は踏まえた上で現地の代理人に任せます。逆に、ソフトの指示に従って、そのとおりに年金管理して安心できますか?私の特許事務所ではしません。こういう目線というのはソフト開発会社には無理だと思っています。

IPBOOKの特許管理機能は、現在事務所運営をしている当所にとってでも、必要以上の機能を持っています。これは以前使用していたソフトの機能は全て賄った上で、より使い勝手を良くするということをスタートポイントとしているためです。

一方で、事務所毎に必要な機能は少しずつ違うので、柔軟に対応して差し上げるのが良いのかと思います。先日も、1週間の間に2つの機能追加を行うことで柔軟性の高さのデモンストレーションを行ないました。柔軟性がある方が、私の特許事務所にとっては、価値が高いと考えます。

IPBOOKは、特許管理の機能だけでは無く、事務所のあらゆる事務作業を軽減させるように発展してきています。そして、「必要な機能は作る」というソフトです。

IPBOOKの開発、販売及びサポートに、株式会社J&Tシステムズが加わります。

IPBOOKの開発、販売及びサポートに、株式会社J&Tシステムズ(名古屋市中区)が加わることになりました。今後もIPBOOKの開発者は継続的に参加していきますが、運営及びサポート面では株式会社J&Tシステムズの開発スタッフなども加わります。

株式会社J&Tシステムズは、名古屋に本社を持ち、創業25年を迎えたIT会社です。東京支社も既に20年を超えています。縁あってIPBOOKを将来にわたって全面的にサポートしていっていただくことになりました。

IPBOOKシリーズの柔軟性について

IPBOOKで立て続けに2つの機能アップを行いました。
これはクライアントへのデモのときに話題になった機能です。
希望があれば、これくらいの機能アップはすぐにできるというデモンストレーションの意味で開発しました。
今無い機能も、すぐに提供できるのがIPBOOKの優れたところです。

IPBOOKの機能アップ:引用文献の公報取得も可能です。

IPBOOKでは、拒絶理由通知などはOAとして入力し、管理できます。
引用文献の願番等を入力しておけば、1クリックでJplatpatへ飛んで公報を開くことができます。
どうですか?簡単ですよね。
例えば、リモートワークの日でも、すぐに公報を開けますね。

クライアントと電話中に別の案件について質問されたとき

クライアントによってはしっかり特許管理できていないところも多々あります。

ある案件でクライアントと電話しているときに、「先生、もう一つの案件ってすぐにやることがありましたでしょうか?」と聞かれたときに、そのクライアントの案件で、こういったときのアドバイスができる情報表示ができると良いと思いませんか。

通常、「クライアント毎の依頼案件を一覧したい。」ということは、できます。普通に、「検索:編集/削除/印刷」のところで、出願人の名前を入れて検索すれば、リスト表示されます。リスト表示されたものを一件ずつ開けば、管理しているデータは全て見ることができます。

ですが、このリスト表示からは、国内優先の期限とか、審査請求の有無といったことは分かりません。

IPBOOKでは、こんなときのアドバイスも簡単です。

ある案件(案件1)を開いているとして、別の案件(案件2)について上のような質問をされたとします。IPBOOKでは、最初に案件1を開いているとします。

こういったときに、「関連検索1」を押していただくと、開いている案件1の出願人と同一の出願人を含む案件をリスト表示します。このとき、表示される内容は、以下のようにしてみました。

象印カップ株式会社
——————————————————————————-
当所REF:H20200————–:    :顧客REF:J001
発明名称:カップホルダー2
出 願 日:2020/01/01———-:    :基 礎 日:2020/01/01———-:    :出願番号:特願2019-000001—
公 開 日:——————–:    :公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:    :登録番号:
内容メモ:持ち手がハート型
{案件表示}
——————————————————————————-
当所REF:H20201————–:    :顧客REF:J002
発明名称:カップホルダー3
出 願 日:2020/01/01———-:    :基 礎 日:2020/01/01———-:    :出願番号:特願2019-000002—
公 開 日:——————–:    :公開番号:
審査請求日:——————–
登 録 日:2020/01/10———-:    :登録番号:
内容メモ:持ち手を変えられる
{案件表示}

出願日、審査請求日、公開の有無、内容の簡単なメモなどです。これによっていくつかのアドバイスが可能かと思います。なお、{案件表示}というのは、ここをクリックするとその案件を開くことができます。その案件を開いた後で、再度、「関連検索1」を押せば、リスト表示をするので、行ったり来たりもできます。

このようなことをすぐに実現できるというのが、IPBOOKの良いところです。柔軟性・拡張性が優れています。

IPBOOKの期限管理について

特許事務として、真っ先に特許管理ソフトに期待するのが期限管理だと考えています。
私は、開業当時、自分で特許管理ソフトを作成しました。PC9801で、桐というソフトを使っていました。桐というのは今のアクセスやファイルメーカーのようなソフトです。データベースを内蔵していて、自由に入力や編集画面を設計できました。小規模リレーショナルデータベースの先駆けでした。今でもその延長の特許管理ソフトは売られています。
しかし、大きな法改正も多い時代でしたし、自分が特許管理ソフトを使用して期限管理を間違えたら大変なことになるという危惧がありました。そんなときに、本格的な外部データベースを使用する特許管理ソフトが発売されたので、高価でしたが購入しました。なにしろオンライン出願端末が400万円していた時代ですから、特許管理ソフトが250万円するというのも仕方ないと思っていました。
それでも、ヒューマンエラー、PCのバグは怖いですから、未だに帳面との二重管理はやっています。

ところで、期限管理は、事務所毎に考え方がかなり違うと思っています。私は人間が計算した上で、PCがチェックしてくれるという方が良いと思います。ですが、それは一つの考え方に過ぎません。間違いがあったとしても上書きせずに警告だけにするのか、そのまま上書きした方が良いのか。。など。いろいろです。

IPBOOKは、期限管理に対する各事務所さんの個性に対応できるようにオプションを充実させました。きっと貴事務所の今までのやり方を継続できると思います。