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期限管理の実行結果を全所員にメールすることができます。

期限管理は、各種の期限をリストアップする機能です。
例えば、審査請求期限が間近なものであるとか、中間処理の期限が身近なものを通知するため、
期限管理の処理を用意してあります。

これまでは、画面上に表示したり、印刷することを前提としていました。
最近は、この機能をアップグレードしており、毎晩、メールで通知することができるようにしました。
さらに、通知先を複数個指定できるようにしました。

この結果、例えば、全所員に対してメールで期限管理の結果を通知できます。
通知を受けた所員は、メールを見ますが、事務スタッフであれば、全ての期限管理結果に
関心を配ると思います。
一方、技術スタッフであれば、通知の中に技術担当が表示されていますから、
自分の担当の期限ものだけに気を配るということができます。

また、リストをクリックすれば、IPBOOKでその案件が表示されますから、詳細の確認も
容易にできます。

このように、IPBOOKは、事務スタッフだけが使用するものではなく、全所員が利用でき、
全所員の事務作業量を低減させることができます。

IPBOOKのアップデート:期限管理のメール送信の機能アップ

利用していただいている特許事務所様からのリクエストに対応して開発しました。
開発側としては、期限管理は、毎日実行して確認して欲しいと思っていますが、
メールで送ってくれる機能が欲しいとのリクエストが複数の事務所から要望されました。

このため、期限管理のプログラムをxサーバーで自動実行し、その結果をメールで送信することにしました。
IPBOOKは、期限管理はもちろんですが、メールの送受信が可能なので、
開発自体は大したことないのですが、操作面で工夫しました。
IPBOOKでは、期限管理や期限計算で、いくつかのオプションを指定できるように
しています。自動実行のときのオプションをどのようにするかを考え、
オプションを自由に選択でき、選択結果を保存し、実行時に読み込むというようにしています。

実行結果をメールで送るとともに、実行の可否をメールで送りますので、安心です。

IPBOOKのアップデート:一覧表示の機能アップ

利用していただいている事務所様からのリクエストにより、機能を追加しています。

今回ご紹介するのは、関連検索と、検索機能のバージョンアップです。
関連検索というのは、ある案件を見ているときに、出願人が共通する他の案件を一覧表示する機能です。
これは、明細書担当者が、新たに案件を担当したときに、関連する案件を探しやすくするために作成しました。同じ出願人の先行案件を一覧表示できると、参考にできる案件を探しやすくなります。このために、IPBOOKでは、要約とは別に内容のメモを残せます。各担当者は、自分が見つけやすいような内容のメモを残すことで、あとあと、参考にして検索できるようになります。

この関連案件の表示内容は各種の番号でした。しかし、一覧表示しているので、各案件に未処理の中間処理があれば、併せて表示するようにしました。また、直近の年金支払日も表示するようにしました。これらの表示は、明細書担当者が必要とすると言うよりも、管理者の方が気になる案件を見つけやすくするための機能と言えます。

また、このように関連案件の機能を追加した上で、検索:編集/削除/印刷でも、同様の一覧表示を行えるようにしました。本来、検索:編集/削除/印刷は、編集対象とする包袋を見つけるための検索を意図しており、画面表示の制限からリスト表示するときに各包袋について一行で表示していました。

今回、一覧表示するという目的のために、関連案件での表示のように、各包袋について複数行で表示し、情報量を増やしています。

未処理の中間案件は、期限管理の対象として見つけやすいですし、直近の年金支払日は、年金管理等で活用できます。

領収書の電子化とインヴォイス制度について

IPBOOKは両制度ともに対応していきます。
領収書の電子化というのは、電子化されて受け取った領収書は、電子化のまま保存しなければいけないということのようです。
そのためには対応ソフトを用意する必要がありますが、これが結構高いんです。
認証を得たタイムスタンプが必要になりますので、そこで要は中抜きするんでしょうね。
IPBOOKは、社内規定を用意した上で、必要な機能を備えることで、電子化に対応していきます。
社内規定というのは認証を得たタイムスタンプ機能を使わないで済むために必要となる条件です。
この他、検索機能等が必要になりますが、IPBOOKで処理します。

インヴォイス制度は消費税の課税事業所として税務署から番号を取得する必要があります。

超シンプルバージョン誕生:クラウド特許管理

特許管理に興味はあるが、操作が大変だと覚えられない、、、
クラウドで特許管理したいが費用対効果がみえない、、、
将来を見据えてクラウド特許管理をしたいが、急には難しい、、

というようなご希望にそえると思います。

IPBOOKの超シンプルバージョン誕生を作りました。

見かけ上は、シンプルになりましたが、実はIPBOOKの機能を使って実現しています。
従って、安心性、安全性はそのまま、とっつきやすく簡単にしました。

実は、データ構造も同じです。従って、シンプルバージョンを使い始めて、
慣れてこられたら、いつでも通常の全機能を使うことが可能です。
無論、このままずっと使用していただいても構いません。自由です。

費用は、シンプルバージョンも通常バージョンも同じです。通常バージョンに戻って費用が増えるということはありません。

これは弁理士による弁理士のために開発されているという背景によるものです。エクセルでの管理をやめて、安心/安全なIPBOOKをご利用いただき、クライアントとの間で管理トラブルが起こらないようにしていただければと思います。

IPBOOKのアップデート:シンプルバージョン追加

もっとシンプルにして欲しい、、という、リクエストがありました。

IPBOOKは、高性能でありつつ、操作の簡易化の工夫がたくさん詰まっているのですが、
たくさんの機能は要らないとの希望にもお応えできます。

そこで、

入力は庁データから読み込む
期限管理を最低限のものに限る
期限管理は法定期限のみ

という要求にお答えします。

IPBOOKのエンジンはそのままで、見かけ上、シンプルにすることができます。
新年からご利用のクライアント用に現在準備中です。

一人でも利用できる。
どの端末でも利用できる。
どこからでも利用できる。

そんなIPBOOKシンプルバージョンです。

エンジンは同じですから、いつからでも本来の高性能バージョンに切り替えることもできます。

IPBOOKシリーズの事務所サーバーの停電対策できます。

IPBOOKシリーズのテレワークでは、クラウドでは実現できない
セキュリティ対策をしています。そのために、事務所サーバーが必要です。
24時間、稼働し続ける事務所サーバーは、ラズベリーパイが担っています。
サーバーの停電対策は、通常であれば、UPS(無停電電源装置)というものを使いますが、
そこそこ値が張ります。
しかし、ラズベリーパイを使った事務所サーバーの場合は、5000円程度で実現できます。
交換用のバッテリーも汎用品なので、とても安価です。
5000円というのは、このバッテリーも込みの価格です。
これで高価なUPSを使用しなくても大丈夫ですね。

IPBOOKの新料金体制:ウルトラライトを発表します。

IPBOOKの全機能を月額3,300円(税込み)で提供します。
なお、従来どおり、クラウドサーバー費用は含みません。
また、無料貸与している事務所サーバーは買取が必要で、約10,000円です。

条件は、弁理士が1名であることです。その他、高齢であったり、各種事情を考慮することはしますので、ご相談ください。

メール送受信機能について(gmail対応)

IPBOOKは、メールの送受信も可能です。案件ごとに、受信や送信するメールをIPBOOKで管理できます。
通常であれば、各案件のメールは、各担当者に送られます。
従って、担当者も案件ごとに過去の通信を探すのは大変ですし、事務所全体として、メールを管理できません。
IPBOOKであれば、IPBOOKからメールを読み、案件と紐付けてIPBOOK内に取り込めます。添付ファイルも任意の場所に保存できます。

一括管理するために、ccをつけて事務管理用のメールにも送れるようにすることも一案ですが、クライアントが確実にccをつけて返信してくれるわけではないですし、確実にお願いすることも難しいと思います。

そのような理由で、IPBOOKが直にメールを送受信できるということは事務管理上も作業時間上もメリットがあります。

先日、事務スタッフが、ブラウザでメールを開こうとしたところ、ブラウザの具合が悪かったのか、開けませんでした。もう少し具体的にいえば、メールを開くのに数分待たされるという状況でした。ですが、このときもブラウザでIPBOOKを開いて、そこからメールを開いたところ、すぐに開けました。

その数日後、ブラウザの方でもすぐに開くことができるようになったのですが、IPBOOKの機能の方が早いということも分かりました。

IPBOOK担当者の説明動画を完成させました。

IPBOOKはマニュアルレス(※)で操作できるようにしてあります。
ただ、最初の一度くらいは操作の説明を受けたいと思います。
現在、説明動画を作成して順次完成してきております。
今回、「IPBOOK担当者」の説明動画を完成したのでアップロードしました。

IPBOOKは、通常の特許管理は行なえます。
特許事務所が10年近く利用してきた特許管理アプリの機能をすべて網羅しています。
特許管理というと重要ではありますが、事務所の機能の一部に過ぎないと思われていると思います。
IPBOOKは、特許管理のデータベースがあることを利用して事務作業のあらゆる部分の処理効率の向上を図れるように作り上げています。
実際に事務作業の低減効果は絶大で数千時間の作業時間を減らせます。

例えば、給料計算も対応していますよ。